| Toiminnanohjauksesta toimintaan |
|
Talouspäällikkö Pekka Piironen, Grey-Hen Oy Passiivinen tieto ratkaisusuosituksiksi Passiivisen tiedon säilytyspaikkaa voidaan verrata koneeseen, joka ei ole toiminnassa. Aktiiviseksi tehty tieto sen sijaan ei jätä päätöksentekijää yksin epävarmuuteen, vaan ohjaa toimintaa kohti sovittuja tavoitteita. 
Tapahtumaraporttien sijaan tarvitaan raportteja, jotka automaattisesti antavat suosituksia toimenpiteistä.
Koko organisaation kattavat järjestelmät ovat mahdollistaneet sen, että myynti-, huolto-, varaosa- ja leasing–palvelut ovat voineet käyttää yhteisiä tietokantoja tutuilla työkaluilla. Esimerkiksi asiakkuusosiota on voitu käyttää markkinointiin, huoltojärjestelyihin ja varaosamyyntiin. Myös autokaupan taloushallinto on saanut tarvitsemaansa informaatiota järjestelmästä. Kaikki oleellinen tieto raportteineen on nyt vihdoin tullut saataville. Passiivinen tieto kuin käymätön kone Riittävätkö talouden- ja tuotannonohjauksen järjestelmät todella ohjaamaan autokaupan toimintaa? Onko henkilöstö todella perehtynyt ohjausjärjestelmien käyttöön ja niiden tuottamiin hyötyihin? Onko käymässä niin, että hienot järjestelmät ovat vain passiivisen tiedon säilytyspaikkoja? Passiivisen tiedon säilytyspaikkaa voidaan verrata koneeseen, joka ei ole toiminnassa. Kun perinteisesti on puhuttu koneinvestoinneista, niin kone ei oikeastaan ole varsinainen investointi. Koko jutun pihvi tai näkökulma on siinä, että varsinainen investointi on kone toiminnassa. Pelkkä kone on passiivinen, vain ihminen omalla toiminnallaan ja päätöksillään voi tehdä sen aktiiviseksi. Vain aktivoitu kone tai kone toiminnassa voi maksaa investoinnin takaisin. Tieto tulee ohjausjärjestelmissä passiiviseksi siksi, että tietoa on paljon saatavilla, mutta sitä ei osata käyttää. Lisäksi ei ehkä tiedetä, mitä kaikella tiedolla voisi tehdä. Ehkä ei osata tulkita raporttejakaan. Voi olla myös niin, että suuri määrä tietoa on osittain ristiriitaista, jolloin tiedon tulkinta saattaa tulla yksinkertaisesti mahdottomaksi. Muutamalla sanalla sanoen: Ihmisen rajallinen kyky tulkita suurta tietomäärää passivoi tiedon, ellei tästä tietomäärästä osata poimia oleellisia tietoja päätöksentekoa varten. Numeeriset tiedot hyödyksi Mitä sitten on tehtävissä, kun ihmisen rajallinen kyky tulkita suurta tietomäärää tekee päätöksenteon yhä epävarmemmaksi? Miten tieto voidaan aktivoida ja saada päätöksenteon tueksi? Miten tieto saadaan sellaiseen muotoon, että sen hyödyntämisestä tulee toimintaa? On selvää, että autokaupassa käsitellään monenlaista tietoa. Johdon strategiatyössä keskustellaan suurista linjoista, trendeistä ja muutosvoimista. Ne ovat aineistoa yrityksen strategian muotoiluille. Vaikka strategiatyössä tarvitaan tietoa ohjausjärjestelmistä, strategia muotoillaan jatkuvissa keskusteluissa eikä silloin numeerinen tieto ole välttämättä oleellisin. Kuitenkin hyvin suuri määrä operatiivisesta liiketoimintatiedosta on numeerisessa muodossa. Nämä numeeriset tiedot pitää järjestää niin, että ne ovat saatavilla ja hyödynnettävissä. Tässä on oikeastaan talouden- ja toiminnanohjauksen järjestelmien raja. Ne ovat parhaimmillaankin pystyneet vain tarjoamaan tiedot saataville ja hyödynnettäviksi, jos vain tiedon tarvitsija osaa kaivaa tiedot järjestelmistä ja tulkita niitä analyyttisesti. Tämä ei vielä poista päätöksenteon epävarmuutta. Aktivoitu tieto poistaa epävarmuuden Tapahtumaraporttien sijaan tarvitaan raportteja, jotka automaattisesti antavat suosituksia toimenpiteistä. Pelkkä tapahtumaraportti ilmoittaa tapahtumat, jotka saattavat olla vielä ristiriitaisia toisiinsa nähden. Se jättää myös päätöksentekijän epävarmuuteen siitä, mitä pitäisi tehdä. Kun epävarmuus on riittävän suurta, päätöksiä ei voida tehdä tai niitä lykätään, kunnes on riittävän pitävää tietoa päätöksenteon tueksi. Tässä tilanteessa tieto on passiivista ja hyödytöntä, ja mikä ratkaisevinta, tieto tai tietäminen ei johda toimintaan. Passiivinen tieto ikään kuin lamauttaa toimijan. On siis ainakin kaksi asiaa, jotka tekevät tiedosta aktiivista ja synnyttävät toimintaa. Ensinnäkin, operatiivisia liiketoimintatietoja täytyy tuottaa automaattisesti. Toiseksi, meillä pitää olla vielä autokauppakohtaiset pelisäännöt siitä, millaiseen toimintaan automaattisesti tuotettu tieto johtaa. Nämä pelisäännöt on sovittu ennalta ja ne ovat linjassa strategian kanssa. Aktiiviseksi tehty tieto ei jätä päätöksentekijää yksin epävarmuuteen, vaan ohjaa toimintaa kohti sovittuja tavoitteita. Esimerkiksi järjestelmä antaa automaattisesti suosituksia, millä tavoin omaa toimintaa pitää muuttaa ja mihin suuntaan. Yritysjohdolle automaattiset suositukset ja yhteiset pelisäännöt antavat mahdollisuuden varmistaa, että suosituksilla ohjataan yrityksen toimintaa haluttuun suuntaan.  Artikkeli on julkaistu Suomen Autolehdessä. |
|
